Organizzazione in Pillole

Lo sapevi che puoi mandare messaggi a te stesso via WhatsApp? [Organizzazione in Pillole]

WhatsApp, come tutti gli strumenti largamente utilizzati, è al contempo molto comodo ma soprattutto una iattura per l’uso improprio che se ne fa, sia sul piano personale che lavorativo.

Un utilizzo intelligente che secondo me si può fare di WhatsApp è di usarlo come propria InBox delle cose da fare (secondo il metodo GTD) quando siamo in giro o non abbiamo a disposizione la nostra agenda, mandando un messaggio (o una nota vocale) al proprio numero.

Non tutti sanno che si può mandare un WhatsApp al proprio numero (digitandolo manualmente se non prelevabile dalla rubrica).

Potete tenere/inviarvi lì idee per prossimi post di blog, la lista della spesa, dati ricorrenti che vi occorre ricordare (es. codice fiscale del coniuge, per favore non password sensibili in ogni caso)… ecc… ecc…

Magari qualcuno di voi dirà: lo faccio già con le email. Si, anche io lo facevo, ma con tutto quello che ormai ci arriva via email finisce sempre che le email autoinviate vengono spinte in fondo alle email in posta in arrivo da una miriade di altre email, molte indesiderate. Personalmente autoinviarmi una email sul mio account personale equivale a seppellire una informazione e ritrovarla casualmente quando … sto cercando altro! Quindi: per nulla utile. Invece, trovo molto comodo usare WhatsApp per messaggi e promemoria per me stessa.

E voi? Che mezzi di comunicazione/corrispondenza utilizzate con voi stessi?

Suggerimenti e Consigli

Mangiare sano lavorando da casa si può.

Siamo a casa.

Siamo annoiati o semplicemente vogliamo fare un break.

Il frigo e la dispensa ci chiamano lusinghieri. Peggio ancora se lavoriamo da casa, in questo periodo di emergenza Covid-19 o stabilmente.

Cosa fare e cosa non fare per evitare di mettere su ciccia in maniera incontrollata se lavoriamo da casa?

Non mangiate davanti al PC

Innanzi tutto, fissatevi un orario e spazio preciso per consumare i pasti. Non mangiucchiate davanti al PC né pranzate davanti al PC. É un biglietto di sola andata per il sovrappeso. Fidatevi di chi ha commesso questo errore e a fatica sta tornando indietro.

Giocate d’anticipo contro la fame e la pigrizia

Al mattino o la sera prima di andare a letto, preparate del cibo sano da tenere in vista e che sia già pronto per voi da mangiare (la fame o la pigrizia o semplicemente la fretta vi portano a scegliere cibi veloci da consumare).

Sistemate bene in  vista la frutta (se possibile anche già sbucciata), verdura già lavata e sporzionata, insalata già pronta nella ciotola (o in vasi da conserva) con a parte (o sul fondo) il condimento già dosato…

Se preparate il pranzo o la cena, preparate qualche porzione in più e tenetela in frigo in contenitori già sporzionatali e adatti al microonde.

Fate scorte oculate e nascondete dalla vista le tentazioni

Evitate grosse scorte di cibi tentatori, specie in questo periodo di emergenza Covid-19. Abbiate cura di acquistare principalmente cibi sani.

Anche se avete bimbi in casa, abituate anche loro a prediligere merende sane. Tenete merendine, patatine e cioccolato fuori dalla vista e dalla portata vostra e dei bimbi.

Fate attenzione ad assumere i giusti nutrienti

Spesso siamo portati a mangiucchiare perché siamo in carenza di questo o quel nutriente. Ingurgitare calorie “vuote” dal basso potere nutrizionale non soddisferà questo bisogno e quindi non placherà la fame.

Personalmente trovo che un buon frullato (magari con aggiunta di proteine) mi sia molta più carica di un caffè con dolcetto. Fate in modo che tutti i vostri pasti siano bilanciati e vedrete che la voglia di mangiucchiare si abbasserà drasticamente.

Pianificate i pasti della settimana

Infine, pianificare in anticipo i pasti della settimana é da sempre un buon modo per non buttarsi a casaccio sul cibo in frigo. Tanto più che con le restrizioni per il Corona Virus dobbiamo limitare le uscite anche per andare al supermercato, per cui la pianificazione dei pasti é quasi un obbligo.

Per suggerimenti su come organizzare i pasti settimanali, leggi il post dedicato.

Meal planning semplice semplice

E tu? Cosa fai per evitare di mangiucchiare quando sei a casa o in ufficio? Scrivilo nei commenti.

agenda e planner, Organizzazione in Pillole

Lista spesa generale: file stampabile (personal size)

Dopo l’ultimo post riguardante la comodità delle liste della spesa generale da tenere nella propria agenda o portafoglio, molti di voi mi hanno chiesto informazioni sul template che avevo utilizzato.

In realtà è un file che ho creato io e sono felice di condividerlo con voi. Eccolo in formato personal, con le guide per tagliare i fogli e i fori. Naturalmente avete anche spazio per aggiungere articoli in più di vostro abituale uso/consumo.

Se siete interessati ad altri contenuti scaricabili/stampabili per la vostra agenda (A5, pocket o personal), fatemelo sapere nei commenti!

Organizzazione in Pillole

Organizzazione in pillole: l’utilissima lista generale della spesa

È in periodi di emergenza che possiamo renderci conto davvero quanto è utile essere organizzati.

Avere una lista generale della spesa in borsa o nella vostra agenda vi aiuta in molte occasioni: promemoria per spese periodiche “grosse”, aiutino per quando andate al supermercato senza una lista precisa, e fronteggiare l’emergenza scorte alimentari e beni di prima necessità ai tempi del corona virus.

Ho appena mandato il mio maritino al supermercato con il duplicato di questa lista.

Non prendetemi più in giro per le mie liste! XD

Ti piace il mio template? puoi scaricarlo gratuitamente e personalizzarlo.

Organizzazione in Pillole

Organizzazione in pillole: riordinare casa mentre giochi a nascondino con i bambini!

Siamo in piena emergenza Corona Virus, i bambini a casa anche la mattina rendono la vostra dimora un disastro totale. Se sono piccoli vogliono giocare con voi e devono scaricare l’energia… Ma voi vi guardate intorno e vi chiedete se non sia più facile traslocare invece di riordinare…

Cle ha la soluzione per voi! Testata e approvata.

Se i vostri figli hanno tra i 3 ed i 6 anni di sicuro adorano giocare a nascondino. Proponeteglielo come gioco e cercate di contare sempre voi (o più spesso del dovuto).

Contate lentamente fino a 20 o anche 30, ma non restate semplicemente in un angolo: restate in una stanza e riordinatela. Quando andate a cercare il vostro pargoli, portate con voi gli oggetti che appartengono ad altra stanza, i panni da lavare, ecc… Man mano vi spostate nelle altre stanze a “contare”.

Se il gioco si protrae, passate pure uno Swiffer in tutta casa.

Et voilà: casa riordinata, bimbi felici, genitori sereni!

gestire il tempo

Come organizzare in maniera davvero intelligente lo smartworking

In questi giorni si fa un gran parlare di smartworking e telelavoro a causa del Corona Virus e del periodo di quarantena domiciliare a cui tante persone sono sottoposte. Da persona che lavora da casa da cinque anni ormai (dal 2015), senza essere una freelance, ma anzi, per lungo tempo sottoposta a precisi obiettivi di produttività, è da diverso tempo che volevo dedicare una serie di post al tema del telelavoro e a come organizzare un ufficio in casa in maniera intelligente e produttiva.

Sia pure con le mille difficoltà che questa epidemia porta con sè, se ci lascerà con maggiore consapevolezza sul tema dello smartworking, aprendo magari la strada al suo inserimento in un numero crescente di aziende, non tutto sarà forse perduto!

Alla fine il tele lavoro o smartworking è attuabile per tutte le mansioni per cui è previsto l’uso di un computer e/o telefono e basta davvero poco per attuarlo.

Io ho iniziato ad essere una smartworker subito dopo la nascita della mia prima figlia. Inizialmente con il mio capo avevamo pensato allo smartworking come una soluzione temporanea, fino all’inizio del nido e/o dello svezzamento. Poi la mia sistemazione da remoto, non avendo avuto ricadute sulla mia produttività (ma anzi, avendola aumentata) è diventata non solo definitiva per me, ma anche una opzione in più per i miei colleghi che avevano anch’essi iniziato a lavorare da casa almeno due giorni a settimana. Insomma, una piccola battaglia che combattevo da tempo a nome di tutti e che finalmente avevo vinto.

Condivido, perciò con voi i miei consigli per lavorare da casa in maniera efficace e produttiva.

Fissate i paletti: Definite chiaramente quale sia il vostro spazio di lavoro e il vostro orario di lavoro.

Ufficio in una scatola

Lo spazio: che voi abbiate una stanza in più a disposizione o solo uno scrittoio, create una separazione tra contesto casalingo e contesto lavorativo. Se non avete altro che il tavolo della cucina su cui lavorare, il mio consiglio è di creare “l’ufficio in una scatola” ossia riporre tutto l’occorrente per la vostra giornata lavorativa in una scatola/borsa/cassettiera con le rotelle che contenga PC, agenda, materiale di cancelleria… Tutto quello che usate per lavorare, in modo da poter sgomberare velocemente il tavolo di uso promiscuo all’occorrenza. Abbiate inoltre cura di avere cose che utilizzate soltanto voi per non rischiare di non avere penne, etichettatrice, post-it, evidenziatori quando vi occorrono. Comprate un doppio set di accessori nel caso, uno per il vostro ufficio, uno per la casa, evitando il rischio di non avere quanto vi serve sotto mano mentre lavorate.

Occhio anche alla ergonomicità: lavorare sul divano o a letto qualche volta ok, ma abbiate cura di avere una postazione che non danneggi la vostra postura.

Orario: che sia il classico 9-17, o orario flessibile, chiarite a voi stessi, ai colleghi e agli altri membri della famiglia quale è il vostro orario di lavoro.

Ad esempio, sino a che mia figlia non ha iniziato ad andare all’asilo, la mia giornata lavorativa cominciava alle 5 del mattino. Ci davo dentro per tre/quattro ore di fila fino a che lei non si svegliava. Poi, tenendola affianco a me, mi dedicavo alle cose di routine che chiedevano meno concentrazione o che meglio tolleravano le sue continue interruzioni. Il pomeriggio restavo reperibile al telefono e via skype per consultazioni con i colleghi fino alle 16 (salvo urgenze), davanti al PC, ma concedendomi di ripiegare il bucato, o proporre delle attività manuali a mia figlia. Passate le 16, mi dedicavo solo alla famiglia (sempre salvo urgenze). Grande alleato in questa fase è stato anche l’allattamento al seno e sonnellino che ne derivava: lasciavo che la piccolina mi dormisse in grembo mentre continuavo a lavorare indisturbata (lo faccio tutt’ora con il mio secondogenito).

I miei colleghi sapevano che la mia giornata da casa cominciava molto presto (ricevevano infatti mie email all’alba) e sapevano che il momento giusto per confrontarsi con me era al mattino, o nel primissimo pomeriggio, non certo in serata non potendo essere la mia giornata lavorativa di 15 ore né pretendere da me lucidità dopo un certo orario.

Io sono una persona più produttiva al mattino, ma se voi siete dei gufi, invece, potete benissimo concentrare le attività più intense in un’orario differente. L’importante è che abbiate delle ore prestabilite in cui potete concentrarvi e limitare al minimo le distrazioni.

Comunicate a colleghi/amici/parenti il vostro orario di lavoro.

Se lavorate con altri, è importante che queste persone sappiano quale è la finestra temporale in cui possono comunicare con voi. Ma anche se lavorate da soli, verosimilmente avrete telefonate da fare, persone da incontrare, per cui è necessario avere un orario “fisso” in cui siete operativi da comunicare all’esterno. E con “esterno” intendo anche familiari e amici. E con comunicare intendo che talvolta sarà necessario ripetere più volte questi concetti!

Talvolta le persone che non sono avvezze all’idea del telelavoro pensano che chi lavora da casa passi la giornata a bighellonare e/o che sia disponibile a qualsiasi ora per svolgere qualsiasi commissione, o concedersi lunghe chiacchierate al telefono…

Siate chiari con chi vi contatta in ore per voi lavorative per questioni personali. Se ricevete una telefonata privata in orario lavorativo alla domanda “dove sei/che fai?” Rispondete “sto lavorando”, comportatevi come se foste in ufficio. Ok concedersi una pausa chiacchiera, ma non a scapito delle cose da fare! Se vi viene chiesto di andare lì o colà, o sbrigare questa o quell’altra commissione, perché tanto siete liberi/a casa, informate il disturbatore di turno di quelli che sono i vostri orari e la vostra reale disponibilità, precisate che vi potrete occupare della commissione Y dopo che avrete completato la X cosa, o semplicemente in maniera pacata ed educata imparate a dire di no.

Indubbiamente, il lavorare da casa ha il vantaggio di consentire allo smartworker di gestire meglio il tempo, altrimenti è solo lavoro senza nemmeno contatti sociali (tutto meno che smart!), ma ciò non significa essere alla mercé degli eventi.

Non lavorate 24h

Sembra una ripetizione del punto riguardante il fissare i paletti, ma merita specifica attenzione. Non cadete nella trappola di lavorare 24h (=controllare email costantemente ed essere sempre reperibili per il capo/i clienti) solo per evitare di dare l’impressione di non prendere sul serio il telelavoro.

E’ scientificamente provato che vi arriverà la chiamata del capo via skype proprio mentre siete in bagno, nonostante abbiate lavorato a capofitto e saltato il pranzo pur essendo da casa. Se vi siete davvero allontanati per la pausa pipì, non casca il mondo se richiamate dopo due minuti. Diverso è se vi allontanate dalla postazione per il motivo X senza avvisare, tentando di fare i furbi… alla lunga si viene scoperti! Se avete la palestra la mattina, comunicate che in quella finestra oraria siete off, non fingete di essere al lavoro. Nè è il caso di non godervi la cena in famiglia per monitorare costantemente le email in arrivo. Finite le vostre ore lavorative, staccate la spina, spegnete il PC, chiudete il vostro scrittoio: terminate la vostra giornata e “uscite” dal vostro ambiente lavorativo.

Non fatevi prendere dal senso di colpa e chiedete aiuto

Mi rivolgo soprattutto alle donne. Smettetela di dirvi che per potervi concentrare sul lavoro avete bisogno che la casa sia in ordine. e smettetela di incolparvi del disordine attorno a voi “nonostante siate state tutto il giorno a casa”. Siete a casa, sì, ma state anche lavorando. Se doveste timbrare il cartellino, uscireste da casa all’orario prestabilito, che ci siano o meno piatti nel lavello da lavare. Dimenticate i panni, il pavimento, i piatti e tutto quanto: siete al lavoro. Se vi dedicate alle faccende domestiche invece di lavorare state semplicemente procrastinando le impellenze lavorative.

Piuttosto fate venire una persona che vi aiuti con le pulizie, oppure create una routine serale di pulizia, in modo da avere casa in ordine al mattino e nessuna scusa per non mettervi subito al lavoro.

Idem con i figli. Mandateli all’asilo, anche al nido: essere una mamma che lavora da casa non significa doversi occupare di casa-figli-lavoro contemporaneamente. Non sentitevi in colpa se lasciate i bambini all’asilo o dai nonni o con la baby sitter in orario lavorativo. Anzi, utilizzate al massimo quelle ore per concentrarvi sul lavoro senza distrazioni, così da dedicare ai vostri figli attenzione incondizionata e totale appena avete finito. Dalla vostra avete il vantaggio di non dover perdere tempo con il tragitto casa-lavoro, sfruttate appieno le ore in cui siete “operativi” e poi dedicatevi alla sfera personale. Potete anche tenere bambini e babysitter in casa con voi, l’importante è che chi si occupa dei bambini faccia da filtro e che si arrivi a voi solo quando strettamente necessario durante le ore lavorative.

Abituatevi all’uso dei sistemi di clouding

Gli imprevisti capitano. E quando si lavora al PC sono parecchio insidiosi. Abituatevi a lavorare con il cloud invece che salvare i vostri documenti (ed il vostro prezioso lavoro) sul PC locale. In caso si black out o panne del vostro computer, il vostro lavoro sarà comunque ancora accessibile da altro device e condivisibile con i vostri colleghi. Se poi il cloud è in condivisione con il capo/colleghi, tanto meglio: la revisione dei documenti sarà ancora più semplice e ci sarà sempre traccia del fatto che avete lavorato (se avete dei capi particolarmente sospettosi del modo in cui spendete le vostre ore lavorative da remoto).

Abituatevi all’idea che sarete interrotti

hey! ho una notizia per voi: sareste interrotti anche in un ufficio aziendale! Il corriere, il postino, la vicina rompiscatole, la lettura dell’acqua… accadono! Ma in azienda c’è il collega che vuole prendersi il caffè, quello che vuole chiedervi come si fa X, quello che vuole organizzare l’aperitivo, il capo che chiama, il cliente che vuole essere richiamato…

Diverse o uguali che siano, le interruzioni capitano a casa o in azienda, e dovete imparare a gestirle. Parafrasando la preghiera degli anonimi alcolisti, ripetete a voi stessi questo mantra:

Preghiera della Produttività (cit. Lorie Marrero)

Aumenterò la mia produttività se saprò gestire le distrazioni che non posso controllare, rifiuterò di essere distratto da quelle che posso controllare, e avrò la presenza di spirito per distinguere la differenza tra le due.

Una distrazione che certamente posso controllare e posticipare ad orario più consono è qualsiasi cosa provenga o abbia la forma di una notifica del cellulare! Così come le faccende domestiche. Se fate 5 minuti di pausa, fate andare la lavatrice, benissimo! Ma non mettetevi a spolverare la cristalleria perchè avete notato che si è depositata un sacco di polvere sui calici che non usate mai! ecco!

Non isolatevi…

[Vale fuori dall’emergenza Covid-19, per adesso STATE-A-CASA] Se lavorate da casa solo alcuni giorni a settimana, nessun problema con questo punto. Ma se lavorate stabilmente da casa e il recarvi in ufficio è una eccezione, abbiate l’accortezza di non isolarvi e frequentare altre persone (adulte! specie se avete anche i bambini a casa). Che sia andare in ufficio con cadenza periodica anche se non è strettamente necessario, oppure frequentare la palestra o il corso di cucito, ritagliatevi lo spazio per avere contatti con altre persone (esterne alla famiglia e alla casa) almeno una volta a settimana. E no: accompagnare i bambini a scuola non vale come contatto sociale!

Ve lo dice una che ha patito particolarmente l’isolamento e che ora fa fatica a ritagliarsi nuovamente spazi di socialità con altri adulti. Non fate il mio stesso errore!

… ma create comunque uno spazio di privacy

Se fate molte telefonate per lavoro o addirittura dovete ricevere clienti, fate in modo che abbiate la giusta privacy e giusta tranquillità. Non è il massimo dover fare una telefonata di lavoro con il rumore dell’aspirapolvere di sottofondo, o gli schiamazzi dei bambini. Concentrate queste attività nelle ore/giorni in cui siete soli, oppure prevedete uno spazio in cui poter godere di maggiore tranquillità per gestire le consultazioni con i clienti, il capo o i colleghi. Alla stessa maniera proteggete il vostro PC e le informazioni sensibili contro usi accidentali dei vostri figli, mettete al sicuro qualsiasi documento importante o originale. Insomma, non mischiate le carte di lavoro con le bollette di casa o i dipinti dei vostri piccoli artisti. Separate fisicamente i due “ambienti” anche se (e soprattutto se) non avete una stanza da destinare a studio.

Ecco, questi i miei consigli, ma c’è ancora tanto da dire sul tema e sono certa che volete qualche suggerimento sull’ufficio in una scatola! 😀 cercherò di darvi a breve altre dritte, anzi, fatemi sapere nei commenti quale è la difficoltà più grande che avete riscontrato lavorando da casa.